お役立ち

作業効率UP!!多忙な副業ブロガーが教える合理的なタスク管理術

タスク管理術

タスク(仕事・家事・作業・課題など)は仕事中でも、プライベートでも必ずありますよね?

タスクを正しく管理していないと自分の為の時間を作り出すなんてことはとても難しくなります。

 

私は、本業に加えて副業をいくつか掛け持ち、家事や習い事など、とにかく毎日忙しく駆け回っています。

そんな私宛にいくつか質問が来ました。

  • そんなに忙しいのにどうやってブログを書いているの?
  • 趣味と仕事、家事の両立ってどうするの?
  • 仕事を出来る人になるにはどうすればいいの?……など

そんな疑問は合理的なタスク管理術を使えば可能です。

わかりやすく説明していきますね。

タスク管理はシンプルに

まずタスクを管理する際はタスクをどのように記録簿に集めるのかということが重要になります。

 

手帳+スマホでタスクの管理

 

手帳でタスクの管理 or スマホでタスクの管理

 

たくさんの記録簿にタスクを収納していくと

  • どこにいったか分からなくなったり
  • タスクが重複していたり
  • 処理したかどうかわからなくなったり……など

それを解決するための作業が多くなり効率が悪くなります。

タスク管理はシンプルに1つの記録簿で管理していきましょう。

 

タスクはバーチカル式の記録簿で管理する

バーチカル式
時間軸と呼ばれる、縦に時間ごとの目盛りが用意されたタイプのもの。 横書きで、時間ごとの予定を記入することができるので、ここ数年人気があるスケジュール形式である。

出典:ウィキペディア小見出し辞書

タスクを管理する際によく使われるのがブロック式カレンダーや、TODOリストなどです。

ブロック式カレンダーやTODOリストもいいのですが、私はバーチカル式カレンダーを使っています。

なぜかというと

  • ぱっと見ていつ、何をすればいいのかわかる
  • 時系列でまとめられている
  • 処理したかどうかが一目でわかる
  • 何が重要なタスクなのかわかりやすい

以上のポイントに注意してタスク管理をする記録簿を選ぶと必然的にバーチカル式カレンダーになるんですよね。

ちなみに、バーチカル式カレンダーでタスク管理ってどんな感じなのかっていうと

 

バーチカル式

 

上画像みたいな感じになります。

手帳やノートを使う場合はタスクを付箋で管理すると使いやすくなりますよ。

 

カテゴリごとに分ける

バーチカル式の記録簿で管理しているタスクをカテゴリごとに色分け。

カテゴリごとに色を変えて分けることによってタスクの重要度が普通よりわかりやすくなります。

  • 仕事・・・緑
  • 家事・・・青色
  • 趣味・・・赤など

自分がわかりやすいようにカテゴリを増やしたり、色分けしときましょう。

ぱっと見て何が何のカテゴリでどこが重要なのかわかるようにしておくと便利です。

ゆあ
ゆあ
私の1番、重要度の高いタスクは趣味だよw

 

最優先事項を決める

どのタスクが1番優先的に処理しなければいけないものなのか理解しておく必要があります。

タスクの処理は優先順位が高いものほど先に処理していくようにしていきましょう。

優先順位の決め方はいろいろありますが、私はこういう分け方してます。

 

優先順位

 

緊急性や重要性で優先順位を分けることでタスク管理が簡単になりますよ♪

タスクの優先順位を決めておくことで突発的なタスクが発生した場合でもうまく対処することができます。

 

終わったタスクは確実に削除

チェック

処理が終わったタスクは確実に削除しときましょう。

当たり前のことなんですが、意外とできていなことが多いです。

 

削除していないと「タスクの処理をやっていなかった」と思ってしまい2重にタスクを処理しかねません。

また、タスクを処理したのかどうかを調べたりなどしていると時間を無駄に使ってしまいます。

特に忙しくなってくると、タスクを処理したのかどうかをいちいち覚えておけるわけないです。

 

もう一度いっておきますね、処理が終わったタスクは忘れずにそして確実に削除しときましょう。

 

ちなみに、できなくて残ってしまっているタスク、後回しにしたタスクはしっかりと見直しをして次の日のタスクに組み込んでいきます。

その時も先ほどの優先順位を考えながらタスクを記録簿に組み込んでいってくださいね。

 

まとめ|タスクの処理はシンプルに

 

  • タスクは1つの記録簿(スケジュール)で管理
  • バーチカル式で確認する時間を減らす
  • カテゴリ分けでタスクの重要度をわかりやすく
  • タスクの最優先事項を決めておく
  • 処理したタスクは忘れずに削除する
  • タスクを管理するときは「わかりやすく、効率よく、よりシンプルに」